1. उद्देश्य

• यह सुनिश्चित करना कि समाप्त (expired) या पुरानी सामग्री सक्रिय पृष्ठों पर प्रदर्शित न हो।
• संदर्भ और अनुपालन (compliance) के लिए ऐतिहासिक सामग्री को अभिलेख (archive) अनुभाग में सुरक्षित रखना।
• सूचना की ताजगी (freshness) और अभिलेखों की ट्रेसएबिलिटी (traceability) के बीच संतुलन बनाए रखना।

2. लागूता

यह नीति NPTI वेबसाइट पर होस्ट की गई सभी श्रेणियों की सामग्री पर लागू होती है, जिनमें शामिल हैं:

• सूचनाएँ, परिपत्र (circulars) और कार्यालय आदेश
• प्रशिक्षण कार्यक्रम (schedules) और पाठ्यक्रम घोषणाएँ
• निविदा दस्तावेज़ और भर्ती सूचनाएँ
• समाचार, प्रेस विज्ञप्तियाँ और कार्यक्रम अपडेट
• प्रकाशन, रिपोर्ट और प्रस्तुतीकरण (presentations)

3. सामग्री की समाप्ति (Expiry) और हटाना

• समय-सीमित सामग्री (जैसे निविदाएँ, प्रवेश, भर्ती सूचनाएँ) को प्रकाशित करते समय ही समाप्ति तिथि (expiry date) के साथ चिह्नित किया जाएगा।
• ऐसी सामग्री को समाप्ति के बाद 48 घंटे के भीतर सक्रिय अनुभाग से स्वचालित या मैन्युअल रूप से हटाया जाएगा।
• गैर-समय-सीमित सामग्री की त्रैमासिक सामग्री समीक्षा (quarterly content review) प्रक्रिया के दौरान समीक्षा की जाएगी और यदि वह पुरानी पाई जाती है, तो उसे अभिलेखीकरण के लिए चिह्नित किया जाएगा।

4. सामग्री अभिलेखीकरण प्रक्रिया

• समाप्त सामग्री को वेबसाइट के समर्पित “Archive” (अभिलेख) अनुभाग में स्थानांतरित किया जाएगा।
• अभिलेखित सामग्री को प्रकार के आधार पर वर्गीकृत किया जाएगा (जैसे “Archived Tenders,” “Archived Training Schedules,” “Archived Circulars”).
• प्रामाणिकता बनाए रखने हेतु अभिलेखित फाइलें अपने मूल प्रारूप (PDF/HTML/Doc) में ही रखी जाएँगी।
• अभिलेखित सामग्री सार्वजनिक संदर्भ के लिए न्यूनतम 2 वर्षों तक उपलब्ध रहेगी, जब तक कि किसी अन्य निर्देश/अनिवार्यता के अनुसार अलग व्यवस्था न हो।

5. स्थायी विलोपन (Permanent Deletion)

• अभिलेखीकरण अवधि पूरी होने के बाद सामग्री को वेबसाइट से स्थायी रूप से केवल वेब सूचना प्रबंधक (WIM) की स्वीकृति और NPTI के महानिदेशक (Director General) को सूचना देने के पश्चात ही हटाया जाएगा।
• दीर्घकालिक महत्व के महत्वपूर्ण दस्तावेज़ (नीतियाँ, मैनुअल, प्रमुख प्रकाशन) कभी भी हटाए नहीं जाएँगे और स्थायी रूप से उपलब्ध रहेंगे।

6. भूमिकाएँ एवं जिम्मेदारियाँ

• सामग्री योगदानकर्ता (विभाग/प्रभाग): समाप्ति तिथियाँ निर्धारित करें और पुरानी सामग्री के बारे में समय पर सूचना/संचार सुनिश्चित करें।
• वेब सूचना प्रबंधक (WIM): समाप्ति समय-सीमाओं की निगरानी करें, अभिलेख में स्थानांतरण का प्रबंधन करें और विलोपन को स्वीकृति दें।
• वेबसाइट प्रशासक (तकनीकी टीम): अभिलेख अनुभाग का सही वर्गीकरण, स्थानांतरण और सुचारु कार्यप्रणाली सुनिश्चित करें।

7. ऑडिट एवं अनुपालन

• सभी अभिलेखित और हटाई गई सामग्री का लॉग WIM द्वारा बनाए रखा जाएगा।
• अभिलेखित डेटा की समीक्षा त्रैमासिक सामग्री समीक्षा के दौरान की जाएगी।
• अभिलेखीकरण प्रक्रिया भारत सरकार की वेबसाइट दिशानिर्देशों और STQC आवश्यकताओं के अनुरूप होगी।

8. नीति समीक्षा

• संगठनात्मक आवश्यकताओं या सरकारी निर्देशों में परिवर्तन के कारण आवश्यकता होने पर यह नीति वार्षिक रूप से या उससे पहले भी समीक्षा की जाएगी।